LAYANAN ADMINDUK DUKCAPIL CERIA MOBILE, BERSEMI PADA MASA PANDEMI. (Bagian I)

Pariaman, Tinta Rakyat – Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), membawa dampak terhadap semua sektor kehidupan. Sektor pelayanan publik, merupakan salah satu sektor yang paling dominan kena imbas dari kemajuan TIK. Kemajuan TIK menuntut sektor pelayanan publik untuk berbenah, sesuai dengan tuntutan masyarakat terkait layanan yang efektif dan efisien. Dengan penerapan TIK akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan, yang menghilangkan batas waktu dan sekat ruang pelayanan. Untuk itu, perlu manajemen pelayanan publik yang transformatif. Untuk menyikapi cepatnya perubahan lingkungan dan perkembangan kemajuan TIK.

Menyikapi hal dimaksud, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman (Disdukcapil). Yang lebih dikenal dengan Dukcapil Ceria, mengembangkan dan menerapkan layanan administrasi kependudukan online sejak akhir tahun 2019. Layanan  adminduk online dengan istilah yang lebih familiar dengan sebutan DCM (Dukcapil Ceria Mobile), bisa diakses melalui dua aplikasi yaitu : aplikasi android Dukcapil Ceria Mobile yang dapat diunduh melalui Google Play Store; dan aplikasi berbasis web (bagi pengguna IOS atau akses melalui desktop) dapat mengakses url :  http://siak.padangpariamankab.go.id: 81/androids/.

TRANSFORMASI INOVASI
Gelombang Pertama.
Layanan adminduk DCM, pertama kali diperkenalkan kepada publik awal Oktober 2019. Melalui fasilitasi kepada perangkat Nagari. Fasilitasi tahap pertama diberikan kepada 10 perangkat Nagari, pada tanggal 4 Oktober 2019. Penetapan 10 Nagari dengan mempertimbangkan kesiapan dari segi sumber daya manusia aparatur Pemerintah Nagari, pertimbangan wilayah, serta memperhatikan infrastruktur Kantor Nagari.
Faktor SDM Pemerintah Nagari sangat menentukan, karena mereka yang menjadi agen dalam pengenalan model pelayanan kepada masyarakat. Perangkat Nagari yang merupakan ujung tombak pemerintahan, akan berhadapan langsung dengan masyarakat. Keberhasilan penerapan kebijakan, sangat tergantung dari komitmen aparatur Pemerintah Nagari. Termasuk bagi masyarakat yang tidak memiliki perangkat pendukung (smartphone) melalui fasilitasi di Kantor Nagari.

Pada tahapan ini, perangkat Nagari diperkenalkan aplikasi DCM, cara instalasi aplikasi, cara pendaftaran akun DCM, proses pengiriman dokumen melalui aplikasi, serta tugas dan fungsi yang harus dilakukan dalam pelayanan. Kegiatan ini, secara bertahap diberlakukan ke seluruh Nagari di Kabupaten Padang Pariaman. Secara bertahap, 103 Nagari mengikuti fasilitasi berkelanjutan sampai pada tahap terakhir tanggal 14 Oktober 2019.

Pada periode ini, pertama masyarakat mengajukan layanan melalui aplikasi disertai dengan mengunggah dokumen pendukung ke aplikasi. Kedua, operator Disdukcapil melakukan verifikasi kelengkapan dokumen pemohon melalui akun DCM operator. Ketiga, jika persyaratan lengkap, operator Disdukcapil melakukan proses melalui Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Keempat, dokumen yang telah selesai diproses di aplikasi SIAK, dilanjutkan dengan proses cetak ke blangko dokumen kependudukan. Kelima, dokumen kependudukan dikirim melalui pos ke Kantor Wali Nagari. Keenam, dokumen diterima oleh perangkat Nagari dan selanjutnya diserahkan kepada masyarakat.

Dokumen kependudukan yang diproses melalui layanan, hanya untuk dokumen kartu keluarga (KK), akte kelahiran, dan akte kematian. Dalam perkembangan pelayanan, ada kendala pokok yaitu batasan waktu pengiriman pos yang rata-rata dua hari. Sehingga tidak efektif dari segi pelayanan. Kendala berikutnya adalah, beberapa dokumen ada yang salah kirim ke Nagari yang berbeda. Kondisi ini disebabkan karena nama Nagari yang hampir sama, misal Nagari Koto Tinggi dengan Nagari Koto Tinggi Kuranji Hilir, Kudu Gantiang dengan Kudu Gantiang Barat. Kekurangtelitian petugas memasukkan dokumen ke dalam amplop, menyebabkan salah penempatan dan berakibat pada salah kirim ke alamat tujuan yang tidak tepat.

Pada awal penerapan layanan DCM, hanya digawangi oleh satu orang operator pelayanan. Operator bekerja di kantor dengan loket khusus pelayanan, yang diberikan diskresi kebijakan dalam bentuk boleh mengakses gadget selama aktivitas pelayanan. Pemberian akses gadget terkait dengan komunikasi melalui grup whatsapp kepada seluruh perangkat Nagari.

Gelombang Kedua.
Fase pengembangan layanan memasuki tahap kedua pada bulan November 2019. Berdasarkan penerapan layanan DCM dengan cetak dokumen dilakukan di Disdukcapil, serta dikirim melalui melalui jasa pos ke Kantor Wali Nagari, dari segi waktu tidak efektif. Dokumen adminduk akan sampai kepada pemohon rata-rata dalam waktu dua hari, bahkan lebih.

Berawal dari kondisi tersebut, Disdukcapil menerapkan kebijakan layanan cetak dokumen adminduk di Kantor Wali Nagari. Fasilitasi dilakukan secara bertahap kepada 103 Nagari, sejak awal November sampai pertengahan Desember 2019. Disdukcapil memfasilitasi pemberian blangko dokumen KK, akte kelahiran dan akte kematian kepada Nagari. Setiap pengajuan layanan KK, akte kelahiran dan akte kematian yang sudah selesai diproses di Disdukcapil, maka dikirim file PDF dokumen ke email Nagari. Setiap Nagari harus menetapkan satu akun email khusus untuk pelayanan adminduk. Dengan kebijakan layanan cetak, sejak akhir Desember 2019 semua Nagari sudah menerapkan layanan cetak dokumen adminduk di Kantor Wali Nagari.

Perubahan kebijakan ini, memberikan dampak pada peningkatan pengajuan layanan adminduk online. Sehingga, Disdukcapil menambah operator untuk menggawangi layanan online menjadi tiga orang. Diikuti dengan memberikan tempat khusus, dalam bentuk digital corner bagi operator. Walaupun konter layanan ini masih satu kesatuan dalam ruangan pelayanan di Disdukcapil, digital corner hanya khusus untuk melayani pengajuan online.

Masyarakat sudah merasakan manfaat dari layanan adminduk online, tanpa harus jauh-jauh datang ke kantor Disdukcapil sudah mendapatkan pelayanan. Perubahan ini meningkatkan trafik permohonan. Peningkatan permohonan ini, semakin menanjak pada bulan februari 2020 dan seterusnya. Peningkatan ini, diiringi dengan penambahan operator yang menggawangi layanan online, dengan mengalihkan operator layanan tatap muka ke layanan online.

Gelombang Ketiga.
Pandemi Covid19 yang menyambangi Indonesia sejak 2 Maret 2020, secara perlahan merebak ke seluruh pelosok negeri. Sebagai langkah antisipasi penyebaran virus corona, Pemerintah menerapkan kebijakan Pembatasan Sosial
Berskala Besar (PSBB). PSBB membatasi aktivitas masyarakat, termasuk akses terhadap pelayanan publik. Sebagian aktivitas pemerintahan, dilakukan penerapan bekerja dari rumah (work from home/WFH). Di Kabupaten Padang Pariaman, PSBB diterapkan sejak awal April 2020.

Penerapan PSBB membawa dampak terhadap pelayanan adminduk, yang masih tatap muka. Disdukcapil membatasi pelayanan tatap muka, hanya untuk tiga loket pelayanan dan satu loket layanan perekaman biometrik untuk penerbitan KTP-el. Pembatasan ini mengakibatkan terjadinya peningkatan drastis, terhadap pengajuan layanan online.

Sebagai konsekuensi dari penerapan PSBB, serta untuk keberlangsungan aktivitas pelayanan, Disdukcapil menerapkan kebijakan WFH. Kebijakan WFH diberlakukan untuk operator layanan online, dengan didukung perangkat untuk bekerja. Yaitu dalam bentuk laptop serta paket data internet untuk askes pelayanan. Sembilan orang operator dirumahkan untuk kebijakan WFH.

Peningkatan trafik permohonan layanan, memunculkan kendala baru. Salah satunya adalah, peluang percaloan dalam layanan online. Sebelumnya, Nagari yang menjadi titik sentral pelayanan adminduk, sebagai mitra Disdukcapil ditinggalkan. Beberapa oknum menyediakan jasa untuk proses pembuatan akun dan pengajuan layanan. Sasaran mereka adalah, masyarakat yang tidak memiliki smartphone dan masyarakat yang masih belum tahu dengan mekanisme pelayanan online.

Berawal dari fenomena tersebut, Disdukcapil menerapkan kebijakan Admin Nagari. Kebijakan ini merubah proses alur pelayanan online. Setiap proses pengajuan layanan yang selesai proses dokumennya, file PDF akan terkirim ke akun pemohon, setelah admin Nagari meng-klik menu terima, syarat dalam akun admin Nagari.
Kebijakan penerapan admin Nagari dalam pelayanan adminduk online, menguatkan fungsi Nagari dalam penyelenggaran pemerintahan. Khususnya dalam administrasi kependudukan. Setiap peristiwa kependudukan dan peristiwa penting, yang bermuara kepada pelayanan administrasi kependudukan, harus melalui admin Nagari. Admin Nagari dan perangkat Nagari, bisa mengelola data kependudukan secara akurat.

Gelombang Keempat.
Sejak Juli 2020, semua dokumen kependudukan sudah menggunakan kertas putih HVS A4 80 gram, kecuali KTP-el dan kartu identitas anak (KIA). Ketentuan ini berdasarkan Permendagri Nomor 109 Tahun 2019 tentang Formulir dan Buku yang Digunakan dalam Administrasi Kependudukan.

Pada aplikasi DCM juga mengalami transformasi, dengan menambahkan menu pelayanan yang lebih banyak. Jenis layanan dokumen Administrasi Kependudukan secara online meliputi : (i) Cek status KTP-el, (ii) Cek blangko KTP-el, (iii) Pengajuan cetak KTP-el, (iv) Layanan Pengaduan Tamasya, (v) Permohonan Pindah, (vi) Permohonan Kedatangan, (vii) Kartu Keluarga, (viii) Kartu Identitas Anak (KIA), (ix) Akte Kelahiran, dan (x) Akte Kematian.

Untuk cetak dokumen, diberlakukan ketentuan sebagai berikut: (a) Cetak dokumen KTP-el dan KIA dilakukan di kantor Dukcapil Kabupaten Padang Pariaman dan selanjutnya dikirim melalui pos ke Kantor Wali Nagari; dan (b) Cetak dokumen Kartu Keluarga, Akte Kelahiran, Akte Kematian, dan Surat Keterangan Pindah Warga Negara Indonesia (SKPWNI) dapat dilakukan di Kantor Wali Nagari. Pada fase ini penerapan online sudah dalam kondisi normal.

Pelayanan adminduk online, sudah bisa berlaku 7/24 (tujuh hari seminggu 24 jam sehari). Dengan penerapan tanda tangan elektronik dalam dokumen adminduk, serta dukungan operator WFH yang bekerja dengan fleksibilitas waktu. Masyarakat bisa menikmati layanan adminduk, tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Bisa dari mana saja, dan dapat dilakukan kapan saja.
(Bersambung)

*) Pemerhati Sosial Masyarakat dan Kebijakan Publik/Dosen STIE Sumatera Barat Pariaman.