“Teknologi Digital” solusi administrasi persuratan yang semakin rumit. Kenapa tidak dimanfaatkan?

Padang, Tinta Rakyat – Pada semua instansi pemerintahan, tentu saja tidak akan pernah sepi dari aktivitas yang namanya surat menyurat. Pasalnya, surat ini adalah salah satu media komunikasi yang digunakan pihak internal maupun eksternal pemerintahan. Banyaknya aktivitas surat menyurat ini, tentu saja mengakibatkan banyaknya tumpukan kertas di meja staf pemerintahan.

Surat yang diadakan tersebut, memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi atau pesan hingga terkait administratif dan pelaksanaan kegiatan. Sehingga, surat tersebut haruslah jelas dan bersifat informatif, agar si penerima bisa memahami maksud dan isi dari surat tersebut. Setiap surat yang dikirim maupun yang diterima, tentu saja harus didokumentasikan atau diarsipkan. Karena arsip itu berfungsi sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban suatu kegiatan, sehingga setiap instansi harus benar-benar menjaganya.

Kalau dilihat pada instansi pemerintahan saat ini, banyak yang masih menggunakan cara konvensional untuk proses surat menyurat. Padahal, dengan kemajuan teknologi informasi yang semakin canggih saat ini. Pihak pemerintah harusnya mampu mengatasi permasalahan tersebut, untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, efektif dan efisien. Sebagaimana yang dilakukan oleh BUMN dan perusahaan swasta lainnya saat ini, mereka sangat gencar dalam menggunakan berbagai aplikasi digital untuk kelancaran pekerjaan.

Mestinya, semua surat menyurat dan administrasi perkantoran pada instansi pemerintah sudah menggunakan teknologi digital dan aplikasi yang berbasis Web maupun Android. Karena sudah dimulainya penerapan e-government pada instansi pemerintah sejak beberapa tahun yang lalu. Yang mengharuskan penggunaan surat elektronik, tanda tangan digital, aplikasi e-paper, dan e-Filling serta banyak lagi sistim informasi terintegrasi yang bisa digunakan untuk mempermudah pekerjaan administrasi perkantoran.

Namun kenyataannya, tetap saja surat secara manual itu seakan tidak bisa terlepas. Padahal, dengan nasih menggunakan surat secara manual pada pemerintahan. Tentu saja akan banyak masalah lebih kompleks, yang akan terjadi. Tidak saja membutuhkan banyak ruangan untuk pengarsipan, tetapi juga proses pengarsipan dan pendistribusian yang bisa menjadi sangat ribet dan berbelit-belit.

Secara garis besar, berikut ada beberapa permasalahan administrasi persuratan yang mungkin terjadi pada instansi pemerintahan. Jika masih tetap menggunakan cara-cara manual atau konvensional dalam prosesnya :

1. Butuh banyak ruangan untuk arsip.

Seperti kita ketahui, bahwa pada instansi pemerintahan tentu saja banyak sekali tumpukan surat. Dan tentu saja tumpukan surat itu tidak dibiarkan begitu saja di atas meja. Karena akan membuat kesan berantakan dan sangat tidak bagus untuk dilihat. Agar surat tersebut tersusun rapi pengarsipannya, tentu saja membutuhkan ruangan yang layak untuk menyimpannya. Setiap hari tentu saja jumlahnya akan terus bertambah, sehingga membutuhkan banyak ruangan untuk penyimpanan. Tentu saja permasalahan ini bisa terselesaikan, jika instansi pemerintah mau menggunakan surat elektronik dan aplikasi digital. Sehingga, tidak akan ada lagi tumpukan kertas di meja dan arsip surat tersebut akan tersimpan rapi dalam server secara digital.

2. Pengarsipan menjadi masalah yang rumit.

Pengarsipan adalah permasalahan paling utama dalam persuratan ini, pasalnya setiap hari tentu saja sangat banyak sekali macam dan tujuan surat. Sehingga surat-surat tersebut harus dikelompokan dan diarsipkan sesuai klasifikasinya. Selain itu, juga harus dikelompokan sesuai surat masuk atau keluar. Pekerjaan ini kecakapan kerja, kalau tidak akan menimbulkan kesalahan fatal dan menyulitkan dalam proses pencarian ketika suatu saat dibutuhkan kembali. Dengan menggunakan teknologi digital, menyusun dan menemukan arsip akan menjadi mudah.

3. Surat tidak saling terintegrasi.

Sebagaimana kita ketahui bahwa surat pada pemerintahan memiliki tembusan serta hal lainnya, sehingga jika surat berbentuk fisik dibutuhkan banyak kopian sesuai jumlah tembusan. Hal ini terjadi karena tidak adanya data saling terintegrasi sehingga pemborosan dalam operasional dan sumber daya lainnya. Berbeda halnya jika pemerintah menggunakan aplikasi digital, tentu saja bisa terintegrasi langsung dalam satu sistem untuk setiap tembusan tanpa harus dikirim satu per satu. Selain itu tanpa harus mempertimbangkan jam kerja, proses disposisi surat juga bisa lebih mudah dan cepat.

4. Sulit dalam memonitoring.

Setiap surat yang dalam proses disposisi sering kali terkendala dalam monitoring. Surat dikirim manual tentu saka menyulitkan dalam monitoring langsung. Nah, jika menggunakan aplikasi surat dalam proses disposisi tentu saja proses pemantauan akan lebih efektif. Karena bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja. Sehingga, setiap bagian bisa memantau posisi surat yag sedang dikirimnya.

5. Boros dalam penggunaan anggaran.

Surat menyurat yang dilakukan secara manual tentu saja akan membutuhkan banyak kertas dan tinta, sehingga itu membutuhkan anggaran lebih banyak dalam menyediakan barang tersebut. Apabila menggunakan surat elektronik, tentu saja anggaran tersebut bisa dihemat. Terutama dalam meminimalisir penggunaan kertas serta mengurangi biaya fotocopy, perangko atau pengiriman surat.

Dari beberapa permasalahan diatas, dapat penulis ambil kesimpulan. Bahwa, “teknologi digital” memang harus diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan dan pelayanan publik. Sudah menjadi suatu kewajiban bagi setiap instansi pemerintah, bekerja dengan memanfaatkan fasilitas jaringan internet yang tersedia. Kalau tidak dilakukan, bangsa kita khususnya birokrasi akan tertinggal jauh dari negara-negara berkembang lainnya.

Langkah kongkritnya adalah, menyiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang menguasai Teknologi Informasi dan memiliki integritas yang tinggi. Kemudian, sediakan sumber daya teknologinya. Yaitu, semua perangkat pendukung (software dan hardware) untuk menerapkan aplikasi ataupun sistem informasi yang akan digunakan dalam pelaksanaan administrasi perkantoran. Terakhir, tentunya semua instansi membuat program dan kegiatan yang terkait dengan teknologi serta didukung dengan anggaran yang memadai.

Segera tinggalkan cara-cara konvensional dan manual dalam proses persuratan dan administrasi. Mulailah memahami apa itu sistem informasi dan e-government, kalau pihak pemerintah Daerah memang menginginkan Smart City dan Nagari Digital itu segera terwujud.

Semoga semua abdi masyarakat dan abdi negara, berkomitmen untuk bekerja menggunakan teknologi digital. Dan bersepakat untuk memberi kenyamanan kepada masyarakat dengan memberikan pelayanan publik yang baik, efisien, efektif dan tepat waktu. InshaAllah.

*) Aparatur Sipil Negara Pemkab. Padang Pariaman Provinsi Sumatera Barat.